Para liberar este potencial de optimización, las empresas deben adoptar las mejores prácticas para la aplicación automática de sus distintas modalidades de pago. Al implementar estas mejoras, las empresas se benefician de mayores niveles de eficiencia, de un proceso auditable y de una fuente de información más rápida y fiable sobre su situación de caja.

Las prácticas de los pagadores son un elemento muy crítico a la hora de buscar la optimización: los pagos parciales, la combinación de facturas, la transferencia de los detalles de la factura en el extracto bancario y el uso de múltiples tipos de pago locales son todos ellos factores que complican el proceso actual de solicitud de efectivo. La magnitud de estos ejemplos también depende de la empresa en la que se encuentre: empresa a empresa (B2B) o empresa a consumidor (B2C).

Además, los sistemas y procesos que existen a menudo dificultan un ciclo de Order to Cash optimizado.

Los procesos a menudo se organizan localmente en silos con diferentes grados de automatización y diferentes formatos: por ejemplo, la recuperación y contabilización de extractos bancarios se realiza manualmente. Los equipos de contabilidad, crédito y cobranza trabajan localmente de manera no estándar. Cuando se implementa el sistema ERP, las organizaciones se dan cuenta de que el despliegue estándar no proporciona un valor óptimo para la aplicación de dinero en efectivo.

Un tercer componente importante es la dinámica y las prácticas del mercado. La mayoría de las organizaciones reciben múltiples tipos de información: extractos bancarios, avisos de remesas, información de cajas de seguridad (cheques) y/o cobros en efectivo y con tarjeta de crédito.

La información diaria sobre las cuentas por cobrar, como los extractos bancarios, se recibe a menudo en muchos formatos diferentes. Además de los formatos, las prácticas bancarias locales también limitan la cantidad de información transferida en los estados de cuenta. En algunos países, la cantidad de texto libre ("destino de utilización") es muy limitada.

La solución de SDD Latam agrupa la información de los pagos declarados por sus clientes con la información recolectada de sus canales de cobranza, conciliando ambas fuentes en forma automática para que solamente la acción de su departamento se limite a resolver las discrepancias, y una vez resueltas, autorizar el proceso de cierre de liquidaciones y que las mismas sean transferidas al ERP, en forma simple, segura y ágil.

Esto implica que no solamente se puede cancelar una factura sabiendo con qué se pago, sino quién pago, cómo pagó, cuándo pagó, por donde pagó.

Pero en definitiva, lo importante es que esto reduce los índices DSO. Los clientes de alto riesgo pueden ser identificados antes y perseguidos con mayor rapidez, lo que contribuye aún más a una mejor gestión de créditos y cobros.

Gestionar activamente este proceso contribuye a maximizar los ingresos y a detectar problemas en el sector administrativo antes que se transformen en problemas financieros.

Por ejemplo:

• Fallas en el procesamiento de órdenes de pago
• Demoras en el acceso a la información de los medios de pago
• Errores en las interfaces / reportes de los medios de pago
• Errores humanos en la imputación de pagos

La tendencia en la gestión de la cadena de suministro y en su ciclo financiero demanda cada vez más el uso de soluciones automatizadas, que hagan más fluido el intercambio de información, reduzcan costos e ineficiencias financieras y que agreguen mayor visibilidad reduciendo incertidumbre y por lo tanto, minimizando el riesgo.

Para alcanzar rápidamente estos objetivos cambie a SDD Latam. Con clientes de primer nivel en toda la región, SDD Latam está posicionado como líder para contribuir a aumentar su productividad y efectividad en los procesos financieros.

Las claves para ello son cuatro puntos que abordaremos en los siguientes párrafos.

1.- REDUCCIÓN DE COSTOS OPERATIVOS

Hay que bajar costos. Es imperativo por diversas circunstancias, crisis comercial global, Brexit, conflictos bélicos, crisis política y económica a nivel regional, y localmente…bueno, que estemos acostumbrados no implica negar su existencia: Hay muchos problemas y van a ser más complicados en un futuro cercano. Por lo tanto, volvemos al primer renglón: Hay que reducir costos, pero en forma inteligente. A cada uno en la parte que le toca. En el área financiera, es clave para los gerentes financieros buscar optimizar sus flujos imponiendo una reducción de costos operativos por un lado y buscar acelerar el ingreso de fondos comerciales a la compañía, más allá de las acciones que impulsen el área de ventas y marketing de la empresa.

Si estamos en un negocio B2B, es importante reducir los costos relacionados con el back-office, automatizando por ejemplo, el proceso de Cuentas a Cobrar con todos sus sub-procesos relacionados: envío de facturas y documentos relacionados, manejo de las disputas generadas por distintos motivos, gestión de los pagos de sus clientes y finalmente, una vez ingresados los fondos, la conciliación de los mismos.

Una solución ideal sería aquella que combine las tres funciones claves en modo digital: e-Invoicing, e-payments & e-reconciliation. Al implementar una plataforma de estas características, mejoraríamos los indicadores de riesgo, liquidez y control.

2. UNA ÚNICA PLATAFORMA PARA LOS DISTINTOS PROCESOS DE FACTURACIÓN, PAGO Y CONCILIACIÓN.

En el mundo de los clientes-individuos, el e-banking, con sus múltiples dispositivos y plataformas tecnológicas (ATMs, Terminales de Autoservicio, PhoneBanking, Home Banking y Mobile Banking) ha sido aceptado por el mercado cada vez más. El sistema financiero ha incorporado estos servicios desde hace décadas y en los últimos años han surgido nuevas aplicaciones que integran esos servicios, las denominadas fintechs.

Sin embargo, por el lado del mundo corporativo, hemos escuchado hablar de múltiples tecnologías, pero el nivel de innovación de instrumentos de banca electrónica corporativa no ha sido el esperado ni así tampoco la adopción de lo existente. Por ejemplo, un sorprendente número de organizaciones siguen confiando en la facturación y el procesamiento de pagos en papel, lo que prolonga un proceso anticuado que es costoso, cada vez más ineficiente, poco fiable y que retrasa el tiempo de pago.

Las empresas que adoptan las soluciones combinadas de EIPP (traducido del inglés, Publicación y pago electrónico de facturas y documentos comerciales) no sólo ahorran importantes gastos de envío, materiales y bancarios, sino que también generan ahorros adicionales gracias a procesos más eficientes y a un flujo de caja acelerado.

A pesar de la evidencia de beneficios tangibles y las ventajas competitivas de la implementación de la automatización de Cuentas a Cobrar, muchas organizaciones continúan resistiéndose al cambio porque consideran que los métodos basados en papel simplemente funcionan y lo hacen suficientemente bien. Entonces para que cambiar?

3.- UN NUEVA FORMA DE INTERMEDIACIÓN B2B

Los bancos son necesarios, las cámaras de compensación minorista y mayorista son necesarias, las fintechs son necesarias, la digitalización avanza. Sin embargo, un nuevo jugador integra y supera cada una de ellas: plataformas de EIPP que son integradores del sistema financiero y comercial. Los servicios de Cash Management tienden a una mayor sofisticación, y tanto las empresas como los bancos podrían intermediar y operar con esta plataforma que integra documentos, información y procesos de pago.

La ventaja de implementar una solución EIPP no sólo aborda directamente las deficiencias del modelo de ciclo de transacciones en papel, sino que también proporciona un acceso acelerado al efectivo, reducen el trabajo manual y los errores asociados, mejoran la eficiencia de los procesos y reducen los costes generales

4.- LA CLAVE DE ORO: LA CONCILIACIÓN ENTRE FACTURACIÓN Y PAGOS.

Este proceso es clave ya que facilita la identificación de partidas que se encuentran en el limbo contable, generando problemas en lo financiero, problemas con los clientes, gente dedicada a conciliar manualmente con los movimientos bancarios, en síntesis, demasiados recursos aplicados a cuestiones que pueden ser solucionados mediante un proceso automático de conciliación electrónica. Una solución integral de EIPP, proporciona a las empresas una herramienta de conciliación que incluye dos funciones fundamentales: la integración entre las redes de pago con las órdenes de pago declaradas por sus clientes y la gestión administrativa de los cheques rechazados y cheques diferidos, así como otros instrumentos de pago.

En muchas empresas, los sistemas que administran órdenes de pedido y los sistemas de cobranzas y pagos, no se encuentran totalmente integrados. Estos silos, por lo tanto, hacen que el proceso de conciliación de pagos (es decir, identificar quién y qué ha pagado) tenga un fuerte componente manual, con una carga intensiva de recursos, un proceso lento, y con alta propensión a cometer errores.

La solución dinámica de conciliación agrupa la información de los pagos declarados por sus clientes con la información recolectada de sus canales de cobranza, conciliando ambas fuentes en forma automática para que solamente la acción de su departamento se limite a resolver las discrepancias, y una vez resueltas, autorizar el proceso de cierre de liquidaciones y que las mismas sean transferidas al ERP, en forma simple, segura y ágil.

CONCLUSIONES DE ESTE ARTÍCULO

Además de ofrecer la posibilidad de realizar pagos únicos y periódicos, o pagos programados en el futuro, una plataforma integral de EIPP proporciona un nivel adicional de flexibilidad para el cliente. Lo más importante es que la solución debe incluir la posibilidad de que el facturador reciba un archivo de comprobantes detallado que se asigna directamente a la plataforma de cuentas por cobrar para una reconciliación automática y continua.

SDD Latam, mediante su plataforma eBF agiliza la relación comercial con sus clientes, aumenta la eficiencia y productividad de los procesos de facturación y cobranzas. Brinda un amplio rango de funciones diseñadas específicamente para empresas con complejos sistemas comerciales.

Descubra como eBF le da más visibilidad sobre sus procesos y facilita su gestión

• Presentación online de documentos: Facturas, notas de débito/crédito como otros documentos son creados y publicados asegurando la entrega en forma rápida y eficiente
• Interface intuitiva y amigable: Pantallas simples e intuitivas, un manejo flexible del proceso y un workflow lógico que agiliza el seguimiento, visualización y declaración de los pagos.
• Manejo de reclamos online: Un sistema de mensajería a nivel documento que permite el dialogo entre la empresa y los productores.
• Actualización diaria de información: Distribución de alertas notificando el arribo de nuevas facturas y documentos a cobrar.
• Reportes dinámicos: Armado de reportes, incluyendo registros históricos de documentos y transacciones.
• Múltiples medios de pago y servicios: La tecnología avanza y ya no son los bancos los únicos que desarrollan medios de pagos, sino que hay nuevos jugadores que facilitan y agilizan los procesos de cobranza de las empresas. Estamos incorporando cada una de ellas a nuestra plataforma